Orateur
Didier Faugeron
(Inria)
Description
L'Inria (Institut National de Recherche en Informatique et Automatique) a fait le choix d'utiliser un outil de GED dès 2008 pour le mettre à disposition de tous ses utilisateurs. Les objectifs principaux étaient de centraliser les échanges de documents au sein de notre Institut, de faciliter le travail collaboratif autour de ces documents, et aussi de simplifier les échanges en interne et avec les partenaires externes. Le choix de l'outil s'est porté sur Alfresco, notamment car il s'agissait d'une solution OpenSource en pleine ascension et avec une forte communauté de développeurs/utilisateurs. En plus de l'installation standard du logiciel, un plan de classement a été mis en place, avec la validation de la Direction Générale.
Très vite des milliers de documents étaient déposés sur notre instance de GED, principalement par des directions métiers (DRH, DAF, ...) et très peu par des chercheurs. Le fait de l'ouvrir vers l'extérieur (avec création de comptes externes) a tout de suite permis de faciliter les échanges de document. Cependant, l'ergonomie des premières versions d'Alfresco était sommaire et gênait fortement l'utilisation quotidienne ou épisodique de ce service. Un mécontentement utilisateur se faisait sentir et grandissait.
Fin 2012, un projet de mise à jour de notre solution de GED a alors débuté, tout en restant sur la solution Alfresco. En Juin 2013, l'installation de la dernière version logicielle d'Alfresco a permis de commencer la reconquête des utilisateurs, et l'augmentation de l'utilisation de ce service. L'accompagnement au changement de version fut essentiel dans la réussite de ce projet.
Depuis, la confiance des utilisateurs s'est améliorée, les usages se sont transformés (plus collaboratif), et notre service de GED est devenu un pivot primordial des échanges de documents au sein de l'Institut et en dehors.
L'étape actuelle que nous essayons de mener est de répondre à des besoins métiers spécifiques autour des échanges collaboratifs et documentaires par l'aménagement ou la création de modèles de documents.
Auteur principal
Didier Faugeron
(Inria)
