Introduction - objectifs de la journée GED

• Richard Randriatoamanana (CNRS)
• Maurice Libes

Room: Amphi George Charpak

La GED dans une démarche qualité: contexte, bonnes pratiques et méthodologie

• Marie-Sophie CLERC (LATMOS)
• Alain RIVET (CERMAV CNRS)

Room: Amphi George Charpak Bonnes pratiques de gestion documentaire (périmètre, cycle de vie des documents : nommage, versionnement, classement, validation, diffusion, archivage) et méthodologie de mise en œuvre d'une solution de GED (analyse de l'existant : usages et besoins, spécifications et cahier des charges, analyse des solutions, installation, tests, recettage, paramétrage, communication/formations... ).

Panorama des fonctionnalités et attentes communes d'une GED

• yann delcambre (LATMOS)

Room: Amphi George Charpak

Système d'Organisation d'une Unité de ReChErche (SOURCE)

• Alain RIVET (CERMAV CNRS)

Room: Amphi George Charpak

Silverpeas, une GED au LATMOS

• yann delcambre (LATMOS)

Room: Amphi George Charpak

Utilisation de Core pour la GED qualité du laboratoire

• Arnaud ROBIN (CNRS UMR 5628)
• Isabelle PAINTRAND (CNRS UMR 5628)

Room: Amphi George Charpak L'offre de service CoRe du CNRS qui est basé sur SharePoint. Nous proposons CoRe pour du travail collaboratif. Mais nous exposerons dans cette présentation les fonctionnalités de CoRe qui peuvent être des prémisses de GED. Dans le cadre de la certification ISO 9001:2008 du laboratoire, nous sommes amenés à mettre en place un outil de gestion documentaire. Notre choix s'est tourné vers l'espace Core du CNRS. Nous avons tout d'abord mis en place des outils (formulaires) pour permettre au personnel de déclarer des projets, des nouveaux entrants, des missions et des incidents informatiques. L'envoi d'un formulaire déclenche un workflow. Par ailleurs, nous avons mis en place un centre de documents destinés à stocker tous les documents du système de management de la qualité. Nous allons maintenant construire des pages de site afin de permettre au personnel de trouver l'information. Ces pages reprennent la cartographie des processus de notre système de management de la qualité.

Retours d'expérience Alfresco à l'INRIA

• Didier Faugeron (Inria)

Room: Amphi George Charpak L'Inria (Institut National de Recherche en Informatique et Automatique) a fait le choix d'utiliser un outil de GED dès 2008 pour le mettre à disposition de tous ses utilisateurs. Les objectifs principaux étaient de centraliser les échanges de documents au sein de notre Institut, de faciliter le travail collaboratif autour de ces documents, et aussi de simplifier les échanges en interne et avec les partenaires externes. Le choix de l'outil s'est porté sur Alfresco, notamment car il s'agissait d'une solution OpenSource en pleine ascension et avec une forte communauté de développeurs/utilisateurs. En plus de l'installation standard du logiciel, un plan de classement a été mis en place, avec la validation de la Direction Générale. Très vite des milliers de documents étaient déposés sur notre instance de GED, principalement par des directions métiers (DRH, DAF, ...) et très peu par des chercheurs. Le fait de l'ouvrir vers l'extérieur (avec création de comptes externes) a tout de suite permis de faciliter les échanges de document. Cependant, l'ergonomie des premières versions d'Alfresco était sommaire et gênait fortement l'utilisation quotidienne ou épisodique de ce service. Un mécontentement utilisateur se faisait sentir et grandissait. Fin 2012, un projet de mise à jour de notre solution de GED a alors débuté, tout en restant sur la solution Alfresco. En Juin 2013, l'installation de la dernière version logicielle d'Alfresco a permis de commencer la reconquête des utilisateurs, et l'augmentation de l'utilisation de ce service. L'accompagnement au changement de version fut essentiel dans la réussite de ce projet. Depuis, la confiance des utilisateurs s'est améliorée, les usages se sont transformés (plus collaboratif), et notre service de GED est devenu un pivot primordial des échanges de documents au sein de l'Institut et en dehors. L'étape actuelle que nous essayons de mener est de répondre à des besoins métiers spécifiques autour des échanges collaboratifs et documentaires par l'aménagement ou la création de modèles de documents.

Mise en place de l'ECM Alfresco dans une unité INRA

• Stéphane Bansard (INRA)

Room: Amphi George Charpak L'unité de recherche BIA (_Biopolymères Interactions Assemblages_) de l'INRA de Nantes (_Institut National de Recherche en Agronomie_) a souhaité mettre en place un système de gestion des données et documents organisationnels à partir de 2005. L'objectif était d'intégrer les données au sein d'un même système en améliorant l'accessibilité aux données avec l'utilisation de métadonnées, en commençant par les données d'une plate-forme multi-instrumentale. Après un état des lieux de différentes des solutions open source disponibles, nous nous sommmes tournés vers l'ECM Alfresco à partir de 2007. Ce système offrait nativement beaucoup des options souhaitées (extraction de métadonnées, typage des documents, recherche, plan de classement et plan de classement alternatifs, règles, scalabilité, ouverture, respect de standards, scalabilité, interfaces divers). Alfresco a évolué et la nouvelle interface (_Alfresco Share_) apparue en version 3.x a facilité l'acceptation du système qui a pu devenir l'entrepôt naturel des documents de la plate-forme depuis certifiée ISO-9001. L'ambition initiale a été réduite pour la mise en production, mais elle garde tout son potentiel maintenant que le système est bien admis dans un périmètre restreint. La présentation portera sur la mise en place d'un ECM sur la plate-forme et sur les conditions d'acceptation du système.

Projet Inter-Etablissements GED avec Nuxeo à la COMUE de Lyon

• Sitthida Samath (ISH)
• Juliette Fauritte (Université de Lyon)
• Hélène Jamet (MOM)

Room: Amphi George Charpak Suite à des échanges avec des établissements de la COMUE de Lyon (Etablissements utilisant l’outil NUXEO ou envisageant de le faire), la COMUE a lancé l’initiative d’un groupe Inter-Etablissements autour de la solution Nuxeo. Environ une dizaine d’établissements participent à ce groupe. Trois axes de collaboration sont développés dans le cadre de l’inter-établissements : - Le regroupement d'achat de prestations : * Un abonnement Support Nuxeo a été négocié à des tarifs très avantageux (signés par 7 établissements en 2015) * Des développements communs (pris en charge par la COMUE et le consortium ESUP) - La mutualisation (compétences, formations… ): * Organisation de formations (Administration, Fonctionnelle, Studio, Développements) sur Lyon : 5 sessions ont déjà été organisées sur 2015 * Organisation de 2 groupes de travail « Technique » & « Bonnes pratiques » : ces groupes se réunissent environ tous les 2 mois, chaque établissement a en charge un sujet qu’il traite, analyse et formalise pour en faire profiter les autres établissements. - L'hébergement de la solution par l'UdL pour le compte d'autres établissements . Aujourd’hui, les déploiements à l’ISH et la MOM sont en cours. L’architecture mise en place utilise la technologie de containers Docker, facilitant ainsi la maintenance et l’ajout de différents établissements.

Table Ronde / Conclusion

• Libes
• Richard Randriatoamanana (CNRS)

Room: Amphi George Charpak