JoSy GED (Gestion Electronique des Documents)

mardi 13 oct. 2015, 09:00 → 18:15 Europe/Paris

Amphi George Charpak (LPNHE)

Alain Rivet (CERMAV CNRS), Christian Arnault (CNRS IN2P3 LAL), Marie-Sophie Clerc (IPSL LATMOS), Maurice Libes (cnrs), Richard Randriatoamanana, Yann Delcambre (IPSL LATMOS)

Cette journée système organisée par RESINFO abordera la thématique de la "Gestion Electronique des Documents" dans le paysage numérique de nos instituts et unités de recherche, qui utilisent et gèrent une quantité massive de documents électroniques de nature administrative, scientifique et technique.

Dans cette masse d'information dématérialisée souvent répartie et distribuée dans tout le système d'information, la question se pose de viser à obtenir une maîtrise documentaire efficace et rigoureuse de ces informations.

Toutes les présentations déposées sont sous Licence Ouverte/Open Licence (une licence CreativeCommons française)

Retrouvez tous les documents/slides sur le site de resinfo.org et les archives webcast en ligne.

Annonce appel à contribution (pdf) annonce-appelcontrib-JoSy-GED-v3.pdf

Plan du campus (pdf) Plan campus UPMC (pdf)

Plan du quartier Google Maps

Portail web JoSy https://www.resinfo.cnrs.fr/spip.php?article91

09:00 Accueil

1 Introduction - objectifs de la journée GED

Orateurs: Maurice Libes, M. Richard Randriatoamanana (CNRS)

Slides 01-intro-GED.pdf introduction

2 La GED dans une démarche qualité: contexte, bonnes pratiques et méthodologie

Bonnes pratiques de gestion documentaire (périmètre, cycle de vie des documents : nommage, versionnement, classement, validation, diffusion, archivage) et méthodologie de mise en œuvre d'une solution de GED (analyse de l'existant : usages et besoins, spécifications et cahier des charges, analyse des solutions, installation, tests, recettage, paramétrage, communication/formations... ).

Orateurs: Alain RIVET (CERMAV CNRS), Mme Marie-Sophie CLERC (LATMOS)

Transparents josy_ged_demarche_qualite_rivet.pdf josy_presentation_clerc_20151012-version-finale.pdf

3 Panorama des fonctionnalités et attentes communes d'une GED

Orateur: M. yann delcambre (LATMOS)

Poster Matrice-GED.pdf

Slides josy-matrice.pdf

4 Système d'Organisation d'une Unité de ReChErche (SOURCE)

Orateur: Alain RIVET (CERMAV CNRS)

Transparents josy_source_rivet.pdf

11:15 Pause

5 Silverpeas, une GED au LATMOS

Orateur: M. yann delcambre (LATMOS)

Slides josy-silverpeas.pdf

6 Utilisation de Core pour la GED qualité du laboratoire

L'offre de service CoRe du CNRS qui est basé sur SharePoint. Nous proposons CoRe pour du travail collaboratif. Mais nous exposerons dans cette présentation les fonctionnalités de CoRe qui peuvent être des prémisses de GED. Dans le cadre de la certification ISO 9001:2008 du laboratoire, nous sommes amenés à mettre en place un outil de gestion documentaire. Notre choix s'est tourné vers l'espace Core du CNRS. Nous avons tout d'abord mis en place des outils (formulaires) pour permettre au personnel de déclarer des projets, des nouveaux entrants, des missions et des incidents informatiques. L'envoi d'un formulaire déclenche un workflow. Par ailleurs, nous avons mis en place un centre de documents destinés à stocker tous les documents du système de management de la qualité. Nous allons maintenant construire des pages de site afin de permettre au personnel de trouver l'information. Ces pages reprennent la cartographie des processus de notre système de management de la qualité.

Orateurs: M. Arnaud ROBIN (CNRS UMR 5628), Mme Isabelle PAINTRAND (CNRS UMR 5628)

Slides talk_paintrand_pdf

12:35 Déjeuner libre

7 Retours d'expérience Alfresco à l'INRIA

L'Inria (Institut National de Recherche en Informatique et Automatique) a fait le choix d'utiliser un outil de GED dès 2008 pour le mettre à disposition de tous ses utilisateurs. Les objectifs principaux étaient de centraliser les échanges de documents au sein de notre Institut, de faciliter le travail collaboratif autour de ces documents, et aussi de simplifier les échanges en interne et avec les partenaires externes. Le choix de l'outil s'est porté sur Alfresco, notamment car il s'agissait d'une solution OpenSource en pleine ascension et avec une forte communauté de développeurs/utilisateurs. En plus de l'installation standard du logiciel, un plan de classement a été mis en place, avec la validation de la Direction Générale. Très vite des milliers de documents étaient déposés sur notre instance de GED, principalement par des directions métiers (DRH, DAF, ...) et très peu par des chercheurs. Le fait de l'ouvrir vers l'extérieur (avec création de comptes externes) a tout de suite permis de faciliter les échanges de document. Cependant, l'ergonomie des premières versions d'Alfresco était sommaire et gênait fortement l'utilisation quotidienne ou épisodique de ce service. Un mécontentement utilisateur se faisait sentir et grandissait. Fin 2012, un projet de mise à jour de notre solution de GED a alors débuté, tout en restant sur la solution Alfresco. En Juin 2013, l'installation de la dernière version logicielle d'Alfresco a permis de commencer la reconquête des utilisateurs, et l'augmentation de l'utilisation de ce service. L'accompagnement au changement de version fut essentiel dans la réussite de ce projet. Depuis, la confiance des utilisateurs s'est améliorée, les usages se sont transformés (plus collaboratif), et notre service de GED est devenu un pivot primordial des échanges de documents au sein de l'Institut et en dehors. L'étape actuelle que nous essayons de mener est de répondre à des besoins métiers spécifiques autour des échanges collaboratifs et documentaires par l'aménagement ou la création de modèles de documents.

Orateur: Didier Faugeron (Inria)

Slides 6_retour_experience_ged_inria_alfresco.pdf Présentation Retour Expériences Inria sur l'implémentation d'Alfresco (Protégé)

8 Mise en place de l'ECM Alfresco dans une unité INRA

L'unité de recherche BIA (_Biopolymères Interactions Assemblages_) de l'INRA de Nantes (_Institut National de Recherche en Agronomie_) a souhaité mettre en place un système de gestion des données et documents organisationnels à partir de 2005. L'objectif était d'intégrer les données au sein d'un même système en améliorant l'accessibilité aux données avec l'utilisation de métadonnées, en commençant par les données d'une plate-forme multi-instrumentale. Après un état des lieux de différentes des solutions open source disponibles, nous nous sommmes tournés vers l'ECM Alfresco à partir de 2007. Ce système offrait nativement beaucoup des options souhaitées (extraction de métadonnées, typage des documents, recherche, plan de classement et plan de classement alternatifs, règles, scalabilité, ouverture, respect de standards, scalabilité, interfaces divers). Alfresco a évolué et la nouvelle interface (_Alfresco Share_) apparue en version 3.x a facilité l'acceptation du système qui a pu devenir l'entrepôt naturel des documents de la plate-forme depuis certifiée ISO-9001. L'ambition initiale a été réduite pour la mise en production, mais elle garde tout son potentiel maintenant que le système est bien admis dans un périmètre restreint. La présentation portera sur la mise en place d'un ECM sur la plate-forme et sur les conditions d'acceptation du système.

Orateur: M. Stéphane Bansard (INRA)

Transparents 7_retour_experience_ged_inra_alfresco_bansard.pdf

Atrium IN2P3: une GED avec Nuxeo

Présidents de session: M. Christian Arnault (CNRS), M. didier laporte (CNRS-LPNHE)

9 Plateforme Atrium à l'IN2P3

Orateur: M. Christian Arnault (CNRS)

Transparents 8_1_plateforme_atrium_nuxeo_arnault.pdf

10 Retour sur l'utilisation d'une GED au LPNHE

Le LPNHE, pionnier dans l'utilisation d'une GED, utilise EDMS depuis 2004. Apres avoir utiliser l'outil l'IN2P3, hérité de l'EDMS du CERN, l'ensemble des laboratoires de l'IN2P3 migre vers un nouveau produit ATRIUM cette année.

Orateur: M. didier laporte (CNRS-LPNHE)

Slides 8_2_retour_utilisation_lpnhe_atrium_nuxeo_laporte.pdf

11 Projet Inter-Etablissements GED avec Nuxeo à la COMUE de Lyon

Suite à des échanges avec des établissements de la COMUE de Lyon (Etablissements utilisant l’outil NUXEO ou envisageant de le faire), la COMUE a lancé l’initiative d’un groupe Inter-Etablissements autour de la solution Nuxeo. Environ une dizaine d’établissements participent à ce groupe. Trois axes de collaboration sont développés dans le cadre de l’inter-établissements : - Le regroupement d'achat de prestations : * Un abonnement Support Nuxeo a été négocié à des tarifs très avantageux (signés par 7 établissements en 2015) * Des développements communs (pris en charge par la COMUE et le consortium ESUP) - La mutualisation (compétences, formations… ): * Organisation de formations (Administration, Fonctionnelle, Studio, Développements) sur Lyon : 5 sessions ont déjà été organisées sur 2015 * Organisation de 2 groupes de travail « Technique » & « Bonnes pratiques » : ces groupes se réunissent environ tous les 2 mois, chaque établissement a en charge un sujet qu’il traite, analyse et formalise pour en faire profiter les autres établissements. - L'hébergement de la solution par l'UdL pour le compte d'autres établissements . Aujourd’hui, les déploiements à l’ISH et la MOM sont en cours. L’architecture mise en place utilise la technologie de containers Docker, facilitant ainsi la maintenance et l’ajout de différents établissements.

Orateurs: Mme Hélène Jamet (MOM), Mlle Juliette Fauritte (Université de Lyon), Mme Sitthida Samath (ISH)

Transparents JourneesJoSyGed20151013.pdf

15:50 Pause

12 Table Ronde / Conclusion

Orateurs: Libes, M. Richard Randriatoamanana (CNRS)