JoSy « La gestion électronique de documents ? » pour qui ? pourquoi ?
Avec l’avènement et l'essor du tout numérique nos instituts et unités de recherche utilisent et gèrent une grande quantité de documents électroniques de nature administrative ou scientifique. Dans cette masse d'information dématérialisée souvent répartie et distribuée dans tout le système d'information, la question se pose d’assurer une maîtrise documentaire efficace et rigoureuse de ces informations.
Cette maîtrise du référentiel de l'ensemble des documents d'une entité est un élément fondamental d’une démarche qualité qui permet d'assurer d’une part le stockage, l'enregistrement, l'organisation et le classement des informations, et d’autre part d'en assurer la traçabilité et ainsi restituer une documentation utile, disponible et homogène. Parmi les besoins et objectifs d'une gestion documentaire maîtrisée on peut citer ceux de :
- Centraliser et optimiser l’accès à l’information
- Améliorer la disponibilité de l'information : faciliter la recherche de l’information dispersée, ou mal référencée disposer d’une accessibilité aisée et une unicité des documents éviter l’utilisation de la documentation obsolète
- Faciliter le travail collaboratif et le partage de documents
- Définir, automatiser et faciliter les processus de gestion documentaire
- Assurer la pérennité, la conservation et la sécurité des documents …
Pour cela, la gestion électronique de documents « GED » désigne un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.
Le terme GED désigne également les logiciels permettant la gestion de ces contenus documentaires (in wikipedia).
De nombreuses questions se posent auxquelles nous tenterons de donner des réponses :
- Quels sont les outils disponibles : leurs avantages et inconvénients ?
- Quelles sont les contraintes matérielles, organisationnelles logistiques pour utiliser ces outils dans nos unités de recherche ?
- Quel est le coût du « ticket d'entrée » de ces outils ? achat ? maintenance ? support ? logistique ?
- Dans quelle mesure ces outils peuvent-ils répondre aux besoins de classement et de référencement des documents dans nos unités de recherche ?
- Ces outils sont-ils réservés à de grosses entités ?
- Quel est la granularité pour utiliser une GED ?
- Peut-on mutualiser une GED entre plusieurs unités ?
- Quelles sont les caractéristiques pour qu'une GED soit pérenne et évolutive ? Quel type de GED pour quel type de document ?
- Quelle relation existe-t-il entre les outils de GED et les outils orientés cloud ? ...
Autant de questions que nous aborderons au cours de cette journée. Cette journée JoSy aura pour objectif de faire le point sur les processus logistiques nécessaires pour mettre en place une GED et présenter quelques outils de GED déployés dans le paysage numérique de notre communauté.
